Pour la signature d’un e-mail, sauf exception approuvée par le SIP, il est recommandé de ne pas mettre de logotype, car en fonction du système, il ne s’affichera pas correctement. Une signature e-mail uniforme pour tous les agents de l’État a donc été développée qui rappelle la structure et les couleurs du logotype du gouvernement.
Il est recommandé de ne pas insérer le logotype dans la signature d’un e-mail pour plusieurs raisons.
En fonction de la configuration de la boîte aux lettres du destinataire, le logotype n’est la plupart du temps pas affiché et le contrôle de l’affichage de la signature peut alors devenir aléatoire. À cela s’ajoute le fait que l’affichage des images est souvent désactivé dans les boîtes aux lettres pour des raisons de sécurité.
Un logotype inséré comme image dans un e-mail est généralement affiché comme pièce jointe dans la boîte aux lettres du destinataire. L’usage systématique d’un logotype inséré comme pièce jointe a donc comme conséquence pour celui qui reçoit les e-mails qu’il ne peut plus distinguer les e-mails qui contiennent une vraie pièce jointe aux formats DOC, PDF, PowerPoint, etc., des e-mails qui contiennent pour unique pièce jointe un logotype.
Le logotype inséré comme pièce jointe accroît en outre inutilement et de manière significative la taille des e-mails. Ceci a des répercussions non négligeables pour le destinataire au cas où il télécharge ses e-mails à l’étranger via roaming ou via une connexion à faible débit.
Un exemple de signature e-mail
| Police système | Taille | Interlignage | Couleurs de police dans Outlook | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Calibri Bold | 11 pt | Simple | Rouge foncé |
| 2 + 5 | Calibri | 11 pt | Simple et ligne vierge | Noir, Texte 1, plus clair 35 % |
| 3 | Calibri, majuscules | 11 pt | Simple | Noir, Texte 1, plus clair 35 % |
| 4 | Calibri | 11 pt | Simple | Rouge foncé |
| 6 | Calibri | 11 pt | Simple | Noir, Texte 1, plus clair 35 % |